Sfaturi pentru formularea unui e-mail corect: „Totul trebuie să fie scris ca într-o scrisoare”
Folosirea e-mailului în mediul profesional câștigă din ce în ce mai mult teren în ultima perioadă. Astfel, formularea corectă a unui mesaj pe e-mail depinde de mai mulți factori, inclusiv contextul, scopul, destinatarul și tonul dorit. Stilizarea mesajului de e-mail poate să influențeze modul în care este perceput de către destinatar și contribuie la eficientizarea comunicării. În cadrul emisiunii de la „Bună Dimineața”, experta în protocol și etică, Ariana Trofim, ne oferă mai multe informații despre acest subiect.
Conform unei statistici, 70% din mesajele de e-mail au efect asupra persoanei din punct de vedere al stilisticii decât textul propriu-zis.
„Deci faptul cum stilizăm acest e-mail, cum îl formăm începând de la adresare și terminând cu formulele de încheiere, are efect mai mare decât subiectul pe care dorim să-l invocăm. Este important să indicăm clar tema mesajului și să menționăm toate persoanele cărora le este adresat mesajul respectiv”, explică experta.
Potrivit specialistei în etică și protocol, o regulă esențială de care trebuie să ținem cont este formularea salutului potrivit.
„Este important să evităm utilizarea expresiilor „bună ziua”, „bună dimineața” sau „bună seara”, pentru că nu cunoaștem când va citi persoana e-mailul. De exemplu, în SUA persoanele citesc mesaje în altă perioadă a zilei, în comparație cu fusul orar de la noi. În locul mesajului de salut, ne adresăm către numele destinatarului.”
În conținutul principal al e-mailului, specialiștii recomandă ca informațiile să fie aranjate în mod logic și clar, să fie folosite paragrafe separate pentru subiecte diferite.
„De asemenea, în e-mail nu trebuie să utilizăm abrevieri. Totul trebuie să fie scris ca într-o scrisoare. Înainte de a trimite mesajul, ne asigurăm că nu avem greșeli gramaticale, că am atașat documentul pe care dorim să-l trimitem și avem în vedere și alte momente ce țin de aranjarea textului”, mai adaugă Ariana Trofim.
